Заявление о порядке использования конфиденциальной информации

В этом заявлении указывается, каким образом может быть использована и раскрыта ваша медицинская информация, и как вы можете получить доступ к ней. Ознакомьтесь с информацией.

Компания Providence Medicare Advantage Plan со всей ответственностью относится к вопросам конфиденциальности и секретности вашей закрытой медицинской информации (PHI). По закону мы обязаны сохранять конфиденциальность вашей закрытой медицинской информации (PHI), также называемой личной информацией, в том числе в электронном формате. Под личной информацией мы имеем в виду закрытую медицинскую информацию (PHI), т.е. информацию, которая идентифицирует вас как личность, например ваше имя и номер социального страхования, а также финансовую, медицинскую и другую информацию о вас, которая не является общедоступной и которую мы собираем, чтобы предоставить вам страховое покрытие. Providence Medicare Advantage Plan придерживается политики, защищающей конфиденциальность личной информации, включая номера социального страхования, полученной от своих участников в ходе выполнения обычных деловых функций. Мы обязаны предоставить вам это уведомление и соблюдать его условия. В заявлении объясняется, как мы можем использовать и раскрывать информацию о вас при администрировании ваших бенефитов (т.е. услуг, покрываемых планами), а также сообщается о ваших правах как нашего ценного участника. Кроме того, в этом уведомлении вы найдете информацию о том, как воспользоваться этими правами.

Как Providence Medicare Advantage Plans использует и раскрывает вашу закрытую медицинскую информацию (PHI) без вашего письменного разрешения

Мы имеем право использовать и раскрывать вашу закрытую медицинскую информацию в различных целях. Мы используем PHI и можем передавать ее другим лицам в процессе предоставления медицинских пособий. Приведенные ниже примеры иллюстрируют типы использования и раскрытия информации, которые мы вправе осуществлять без вашего разрешения в целях оплаты, осуществления медицинской деятельности и лечения.

Оплата:

Мы имеем право использовать или раскрывать вашу PHI для определения страхового покрытия, для координации выплат с другими имеющимися у вас страховыми покрытиями и для оплаты ваших медицинских счетов, которые были представлены нам врачами и больницами для оплаты. Мы также имеем право использовать и раскрывать закрытую медицинскую информацию (PHI) для сбора страховых взносов и расчета суммы участия в расходах.

Медицинская деятельность:

Мы имеем право использовать или раскрывать вашу PHI для обеспечения обслуживания клиентов, поддержки и улучшения программ и услуг, которые мы вам предлагаем, а также в случаях, когда это необходимо для работы и управления нашей коммерческой деятельностью, связанной с предоставлением вам медицинского страхования и управлением им. Например, мы можем поговорить с вашим врачом и предложить программу по лечению заболеваний или оздоровительную программу, которая поможет улучшить ваше здоровье.

Лечение:

Мы не предоставляем лечение. Это роль провайдера медицинских услуг, например, вашего врача или больницы. Мы имеем право использовать и раскрывать вашу PHI вашим врачам или больницам, помогая им оказывать вам медицинскую помощь.

Спонсор/администратор плана:

Если вы зарегистрированы в программах Providence Medicare Advantage Plans через групповой план медицинского страхования, спонсируемый работодателем, Providence Medicare Advantage Plans может передавать PHI с вашему плану медицинского страхования. Мы имеем право передать информацию о вас спонсору вашего плана по запросу, что позволит спонсору плана получать предложения по страховым взносам или вносить изменения, дополнения или прекращать действие плана. Если ваш работодатель оплачивает ваши страховые взносы или часть страховых взносов, но не оплачивает ваши заявления на медицинское страхование, работодатель не имеет права получать вашу PHI для других целей, кроме получения заявлений на страховые взносы или для внесения изменений, дополнений или прекращения плана, если только ваш работодатель не обещает защитить вашу PHI и не гарантирует, что PHI будет использоваться только в соответствии с законом.

Лицо/а, участвующее/ие в вашем лечении или оплате вашего лечения:

Мы также имеем право раскрыть закрытую медицинскую информацию человеку, например члену семьи, родственнику или близкому другу, который имеет отношение к вашему уходу или оплате. Мы имеем право раскрыть соответствующую закрытую медицинскую информацию этим лицам, если вы не возражаете или мы можем разумно предположить, исходя из обстоятельств, что вы не возражаете против раскрытия информации; однако, если вы не присутствуете или недееспособны, мы можем раскрыть информацию, если, руководствуясь профессиональным суждением, мы считаем, что раскрытие информации отвечает вашим интересам.

Другие виды использования и раскрытия информации, на которые мы имеем право без вашего разрешения

Существует ряд способов, с помощью которых ваша медицинская информация может быть использована или раскрыта без вашего разрешения. Как правило, такое использование и раскрытие информации требуется по закону или в целях общественного здравоохранения и безопасности.

Требования законодательства:

Мы обязаны раскрывать закрытую медицинскую информацию о вас, если это требуется по закону.

Деловой партнер:

Мы имеем право использовать или раскрывать вашу PHI лицам, которые выполняют служебные функции от нашего имени или предоставляют нам услуги, если эта информация необходима для выполнения таких функций или предоставления услуг. Наши деловые партнеры обязаны по договору с нами и в соответствии с федеральным законом защищать конфиденциальность вашей информации и не имеют права использовать или раскрывать любую информацию, кроме той, которая указана в нашем договоре и разрешена федеральным законодательством.

Коронеры, похоронные бюро, донорство органов:

Мы имеем право раскрывать закрытую медицинскую информацию коронерам или директорам похоронных бюро, если это необходимо для выполнения ими своих обязанностей или в связи с донорством органов или тканей.

Надзор за здравоохранением:

Мы имеем право раскрывать закрытую медицинскую информацию государственным и федеральным органам, которые нас регулируют, включая, в частности, Министерство здравоохранения и социальных служб США, Отдел финансового регулирования штата Орегон и Управление комиссара по страхованию штата Вашингтон.

Судебные и административные разбирательства:

Мы имеем право раскрыть закрытую медицинскую информацию в ответ на судебный или административный приказ, а также в ответ на повестку в суд, запрос о раскрытии информации или другой законный процесс.

Правоохранительные органы:

Мы имеем право раскрывать закрытую медицинскую информацию при ограниченных обстоятельствах сотруднику правоохранительных органов в ответ на ордер или для установления личности или местонахождения подозреваемого, а также для предоставления информации о жертве преступления.

Деятельность в области общественного здравоохранения:

Мы имеем право раскрывать закрытую медицинскую информацию органам здравоохранения по таким причинам, как профилактика или контроль заболеваний, травм или инвалидности.

Исследования:

Мы имеем право раскрывать вашу медицинскую информацию исследователям при условии, что исследование было одобрено Институциональным наблюдательным советом и/или Советом по конфиденциальности, а для обеспечения вашей конфиденциальности были утверждены протоколы исследования. Мы имеем право раскрывать медицинскую информацию о вас людям, готовящимся к проведению исследовательского проекта.

Специализированные правительственные функции:

Мы имеем право раскрывать информацию по требованию военных властей или уполномоченных федеральных чиновников в целях обеспечения национальной безопасности и разведывательной деятельности.

Для предотвращения серьезной угрозы здоровью или безопасности:

Мы имеем право раскрывать закрытую медицинскую информацию о вас, с некоторыми ограничениями, если это необходимо для предотвращения серьезной угрозы вашему здоровью и безопасности, здоровью и безопасности общества или другого лица.

Жертвы жестокого обращения, оставления без присмотра или домашнего насилия:

Мы имеем право раскрывать закрытую медицинскую информацию государственным учреждениям в связи с жестоким обращением, оставлением без присмотра или актом домашнего насилия.

Компенсация работникам:

Мы имеем право раскрывать PHI в соответствии с разрешением или в объеме, необходимом для соблюдения законов штата о компенсации работникам, которые регулируют случаи травм или заболеваний, связанных с выполнением работы.

Другие виды использования и раскрытия информации, требующие вашего письменного разрешения

Мы обязаны получить ваше письменное разрешение на использование или раскрытие вашей закрытой медицинской информации, за некоторыми исключениями, по следующим причинам:

Маркетинг:

Мы запросим у вас письменное разрешение на использование или раскрытие вашей закрытой медицинской информации в маркетинговых целях, за некоторыми исключениями, например, когда мы лично общаемся с вами по маркетинговым каналам или когда мы предоставляем рекламные подарки номинальной стоимости.

Продажа закрытой медицинской информации:

Мы запросим ваше письменное разрешение до того, как осуществим какое-либо раскрытие, которое будет считаться продажей вашей закрытой медицинской информации; в настоящее время мы не продаем и не планируем продавать вашу медицинскую информацию.

Другие виды использования или раскрытия информации:

Все другие виды использования или раскрытия вашей закрытой медицинской информации, не описанные в настоящем Уведомлении, будут осуществляться только с вашего письменного разрешения, если иное не разрешено или не требуется по закону.

Раскрытие некоторых видов PHI, считающихся «строго конфиденциальными» 

Для некоторых видов PHI федеральные законы и законы штатов могут требовать усиленной защиты конфиденциальности.

К ним могут относиться:

• О профилактике, лечении и направлении на лечение алкоголизма и наркомании
  
  
• О тестировании, диагностике или лечении ВИЧ/СПИДа
  
  
• О генетическом тестировании
  
  
• О записях психотерапевта

Если PHI подлежит усиленной защите, мы можем раскрыть ее только с вашего предварительного письменного разрешения, если это не разрешено или не требуется по закону.

Отзыв авторизации

Вы можете отозвать разрешение в любое время в письменной форме, за исключением случаев, когда мы уже предприняли действия в отношении раскрытой информации или если нам разрешено законом использовать эту информацию для оспаривания заявления или покрытия по Плану. ПРИМЕЧАНИЕ. Если мы раскрываем информацию в результате вашего письменного разрешения, она может быть повторно раскрыта получающей стороной и больше не будет защищена государственными и федеральными правилами конфиденциальности. Однако федеральный закон или закон штата могут ограничить повторное раскрытие дополнительной информации, такой как информация о ВИЧ/СПИДе, информация о психическом здоровье, генетическая информация и информация о диагностике, лечении или направлении на лечение наркомании/алкоголизма.

Права на конфиденциальность в отношении вашей закрытой медицинской информации

Право на доступ к закрытой медицинской информации:

Вы имеете право проверять, просматривать или получать копию своей информации, которая хранится планами Providence Medicare Advantage в указанном вами пакете документов, за некоторыми ограниченными исключениями. Определенный пакет документов включает в себя все документы, используемые для принятия решений о вас как об участнике программы. Вы можете попросить нас предоставить вам копию закрытой медицинской информации в формате, отличном от фотокопий, например, в электронном виде, если ее можно легко получить в таком виде и формате. Нам необходимо, чтобы ваш запрос на получение информации был сделан в письменном виде. Мы возьмем с вас обоснованную плату, основанную на стоимости производства и предоставления указанного вами пакета документов. Вы можете бесплатно запросить копию той части вашей регистрации и заявления, которая относится к апелляции или жалобе. Если мы отклоним ваш запрос на получение информации, мы уведомим вас об этом в письменном виде и предоставим вам право на пересмотр отказа, если это применимо. У вас есть аналогичные права в отношении ваших медицинских карт. Однако планы Providence Medicare Advantage, как правило, не располагают вашими медицинскими картами, если только они не были получены от вашего врача или провайдера с целью, описанной выше. Позвоните в офис своего врача или провайдера и спросите, как получить копию. 

Право на отчет о раскрытии информации в рамках плана:

Вы имеете право на список раскрытий, сделанных нами в отношении вашей закрытой медицинской информации, за исключением раскрытий, сделанных для лечения, оплаты или операций в сфере здравоохранения, а также раскрытий, сделанных в соответствии с вашим разрешением. Обычно в такой список включаются сведения, раскрываемые в целях обязательного общественного здравоохранения, для правоохранительных органов или в ходе судебного разбирательства. Нам необходимо, чтобы ваш запрос на отчет о раскрытии информации был подан в письменном виде, и в нем должен быть указан период времени, за который вы хотите получить отчет. Этот период времени не может превышать шести лет и не может включать даты до 14 апреля 2003 года. Первый отчет, который вы запросите в течение 12 месяцев, будет бесплатным.

Право на внесение изменений в закрытую медицинскую информацию:

Если вы считаете, что закрытая медицинская информация, хранящаяся в Плане, неверна или неполна, вы можете потребовать, чтобы мы внесли в нее изменения или дополнения. Запрос должен быть составлен в письменной форме с указанием причины. В случае внесения изменений с нашей стороны мы уведомим вас об этом, а также сообщим об этом соответствующим лицам, в том числе деловым партнерам. Если мы отклоним ваш запрос на внесение изменений, мы уведомим вас в письменном виде о причине отказа. Вы имеете право обжаловать наш отказ, подав письменное заявление о своем несогласии.

Право на конфиденциальную коммуникацию:

Вы имеете право потребовать от нас использования определенного способа связи с вами по поводу Плана или отправки информации о Плане по определенному адресу, если такая переписка может представлять для вас опасность. Например, вы можете попросить, чтобы мы отправили вашу информацию определенным способом (например, только почтой США) или по указанному адресу. Способы запроса конфиденциальных сообщений:

• Все участники программы Providence Medicare Advantage Plan имеют право запросить отправку своих персональных данных по другому адресу, если отправка персональных данных по вашему текущему адресу может представлять опасность для вас. Планы Providence Medicare Advantage удовлетворят обоснованную просьбу такого рода. Мы не потребуем от вас объяснения причин, по которым вы считаете, что вам угрожает опасность. Эти просьбы можно высказать в устной форме.
  

Право на уведомление в случае нарушения:

Вы имеете право получить уведомление о нарушении закрытой медицинской информации (PHI), если таковое случится.

Право требовать ограничения на использование и раскрытие вашей закрытой медицинской информации:

Вы имеете право потребовать, чтобы мы сократили или ограничили использование или раскрытие вашей закрытой медицинской информации для лечения, оплаты или осуществления медицинской деятельности. Если мы согласимся, то выполним ваш запрос, за исключением случаев, когда такая информация необходима в чрезвычайных обстоятельствах. Хотя мы можем удовлетворить вашу просьбу об ограничениях, мы не обязаны соглашаться с ними. Ваш запрос на ограничение должен быть подан в письменном виде.

Как мы защищаем вашу конфиденциальность и обеспечиваем безопасность вашей информации

В Providence Medicare Advantage Plans действуют политики и процедуры, обеспечивающие конфиденциальность вашей PHI. Мы обеспечиваем безопасность вашей устной, письменной и электронной PHI, используя физические, электронные и процедурные меры. Эти меры безопасности соответствуют федеральным законам и законодательству штата. Вот некоторые из способов защиты вашей информации PHI:

• Сотрудники Providence Medicare Advantage Plans знакомятся с правилами конфиденциальности и безопасности и подписывают заявление о неразглашении информации при приеме на работу.
  
  
• Сотрудников обучают тому, что они могут обсуждать PHI только с теми, кто должен знать эту информацию, например, с врачом или руководителем. Кроме того, они не должны говорить о PHI в общественных местах, включая уборные или коридоры медицинских страховых компаний.
  
  
• В соответствующих случаях сотрудники должны запирать складские помещения и шкафы для хранения документов.
  
  
• Сотрудники обязаны безопасно утилизировать письменную информацию PHI.
  
  
• Сотрудники обязаны сообщать о любых нарушениях конфиденциальности и/или безопасности.
  
  
• Для доступа к компьютерной системе требуются уникальные и защищенные имена и пароли для входа в систему. Кроме того, используются брандмауэры, системы шифрования и резервного копирования данных. Для входа в здания медицинской страховой компании необходимо использовать идентификационный пропуск, позволяющий открыть дверь.
  
  
• Наши соглашения с участвующими в программе провайдерами содержат положения о конфиденциальности, которые обязывают этих поставщиков обращаться с вашей PHI с той же тщательностью, что и в планах Providence Medicare Advantage.
  
  
• Наши соглашения с партнерами по бизнесу, выполняющими функции или осуществляющими деятельность от нашего имени, требуют от них надлежащей защиты вашей PHI с той же тщательностью, что и от Providence Medicare Advantage Plans.

Реализация ваших прав

Вы можете воспользоваться любым из вышеописанных прав, связавшись со службой поддержки клиентов. Бланк авторизации участника и бланк конфиденциальности находятся здесь.

Если у вас возникли какие-либо вопросы о вашей информации PHI или вы считаете, что ваши права на конфиденциальность были нарушены, обратитесь в службу поддержки клиентов Providence Medicare Advantage Plans по телефону 503-574-8000 или 1-800-603-2340

Если вы плохо слышите и пользуетесь телетайпным устройством (TTY), звоните на нашу TTY-линию по номеру 711. Служба поддержки клиентов готова ответить на ваши вопросы в любой день без выходных, с 8:00 до 20:00 (тихоокеанское время).

Вы можете подать жалобу в письменном виде по адресу:

Providence Medicare Advantage Plan

Получатель: Отдел апелляций и жалоб
P.O. Box 4158
Portland, OR 97208-4158

Вы можете уведомить Управление по гражданским правам Министерства здравоохранения и социального обеспечения США, если считаете, что ваши права на конфиденциальность были нарушены. Мы не предпринимаем никаких действий против вас за подачу жалобы. Вы можете подать жалобу в Управление по гражданским правам по адресу:

Управление по гражданским правам

Министерство здравоохранения и социальных служб США
200 Independence Avenue, S.W.
Room 509F, HHH Building
Washington, D.C. 20201

Горячие линии OCR: 1-800-368-1019

Электронная почта: OCRComplaint@hhs.gov

Веб-сайт: Управление по гражданским правам www.hhs.gov/ocr/index.html

Если у вас возникли дополнительные вопросы по поводу правил конфиденциальности Providence Medicare Advantage Plans, позвоните в нашу программу конфиденциальности по телефону 503-574-7770

 

Дата вступления настоящего уведомления в силу

Первоначальной датой вступления в силу данного уведомления было 14 апреля 2003 года. Дата последней редакции — 1 января 2020 г.